Polityka prywatności Energia Centrum

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Centrum z siedzibą w Polsce (dalej: „Energia Centrum”, „my”, „nas”, „administrator”).

1.2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

1.3. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane osobowe przetwarzamy, w szczególności klientów, potencjalnych klientów, użytkowników naszych serwisów internetowych, kontrahentów oraz osób kontaktowych po stronie naszych partnerów biznesowych.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Energia Centrum, działająca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w sektorze energetycznym.

2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami:

• listownie: Energia Centrum, Polska
• poprzez e‑mail: [adres e‑mail do kontaktu z administratorem]
• telefonicznie: [numer telefonu].

2.3. Jeżeli powołamy Inspektora Ochrony Danych, dane kontaktowe do IOD zostaną opublikowane na naszej stronie internetowej oraz w innych kanałach komunikacji.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W związku z naszą działalnością w branży energetycznej możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeśli wymagane przepisami), seria i numer dokumentu tożsamości (w przypadkach przewidzianych prawem),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres do korespondencji, adres e‑mail, numery telefonów,
• dane związane z umową: numer punktu poboru energii, numer licznika, informacje o taryfie, mocy przyłączeniowej, historii korzystania z usług, historia płatności i rozliczeń,
• dane dotyczące korzystania z naszych serwisów: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane z plików cookies i podobnych technologii, dane o aktywności na stronie internetowej,
• dane rozliczeniowe: numery rachunków bankowych, informacje o dokonanych płatnościach i zaległościach,
• dane wymagane przez przepisy prawa energetycznego i podatkowego, w tym dane niezbędne do wystawiania faktur i prowadzenia dokumentacji księgowej.

3.2. Podanie danych osobowych może być:

• obowiązkowe – gdy wymaga tego przepis prawa lub jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy,
• dobrowolne – w pozostałych przypadkach, przy czym brak podania danych może uniemożliwić skorzystanie z określonych usług lub funkcjonalności.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach oraz na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonywanie umów energetycznych oraz umów powiązanych

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie, realizacja i rozliczenie umów sprzedaży energii, świadczenia usług dystrybucji, usług dodatkowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych

• cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego, przepisów o ochronie konsumentów i innych regulacji sektorowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

(c) Prowadzenie bieżącej obsługi klienta i kontaktu

• cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania, obsługa reklamacji, zgłoszeń technicznych, zmian w umowach, odczytów liczników i innych spraw związanych z obsługą klienta,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – zapewnienie wysokiej jakości obsługi).

(d) Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

• cel: ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

(e) Marketing bezpośredni produktów i usług

• cel: prezentowanie oferty Energia Centrum, informowanie o nowych usługach, promocjach, programach lojalnościowych oraz inicjatywach związanych z efektywnością energetyczną,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) – w zakresie, w jakim jest wymagana odrębna zgoda, np. na komunikację elektroniczną i telefoniczną.

(f) Analizy, statystyka i raportowanie

• cel: prowadzenie analiz technicznych, handlowych, prognoz zapotrzebowania na energię, poprawa jakości usług, planowanie rozwoju infrastruktury,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – rozwój i optymalizacja działalności).

(g) Zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów

• cel: zapewnienie bezpieczeństwa danych i infrastruktury informatycznej, zapobieganie nadużyciom, wykrywanie incydentów bezpieczeństwa,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – bezpieczeństwo systemów i danych).

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym przy realizacji umów energetycznych, w tym operatorom systemów dystrybucyjnych, podmiotom odpowiedzialnym za odczyty liczników, rozliczenia i bilansowanie,
• dostawcom usług technicznych i IT (hosting, obsługa systemów informatycznych, poczta elektroniczna, systemy billingowe itp.),
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, windykacyjne,
• partnerom handlowym, jeśli jest to niezbędne do realizacji wspólnych projektów lub ofert, przy zapewnieniu odpowiednich środków ochrony danych,
• organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania i regulatorom (w tym organom nadzoru sektora energetycznego) – w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa.

5.2. W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym zawieramy stosowne umowy powierzenia, zobowiązujące je do zachowania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności.

6. Przekazywanie danych poza EOG

6.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzamy na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

6.2. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do przekazania danych osobowych poza EOG, nastąpi to wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, zgodnych z RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• w innych przypadkach, gdy przepisy RODO przewidują odpowiednie instrumenty ochrony.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadnionymi potrzebami administratora, w szczególności:

• w celu realizacji umowy – przez czas obowiązywania umowy, a następnie do upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy,
• w celu wypełnienia obowiązków prawnych – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (m.in. prawa podatkowego, rachunkowego, energetycznego),
• w celach marketingowych – do czasu zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody (jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie),
• w celu dochodzenia roszczeń – do czasu ich przedawnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7.2. Po upływie wyżej wskazanych okresów dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa, w granicach określonych przepisami prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz dostępu do ich treści,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli nie istnieje podstawa do ich dalszego przetwarzania,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec profilowania, oraz wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

8.2. W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z nami przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

9. Prawo do wniesienia skargi

9.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania stron (cookies niezbędne),
• analizy ruchu i poprawy funkcjonalności (cookies analityczne),
• prowadzenia działań marketingowych i personalizowania treści (cookies marketingowe) – w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa.

10.2. Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami plików cookies w przeglądarce internetowej oraz, w stosownych przypadkach, poprzez dostępny na stronie panel zgód.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

11.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

• środki kontroli dostępu do systemów, w których przetwarzane są dane,
• szyfrowanie i pseudonimizację danych tam, gdzie jest to uzasadnione,
• regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków bezpieczeństwa,
• przeszkolenie personelu w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

11.2. Podejmujemy działania mające na celu ograniczenie ryzyka naruszeń ochrony danych oraz zapewniamy procedury reagowania na ewentualne incydenty.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, rozwoju naszych usług lub zmian technologicznych.

12.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na naszych stronach internetowych i stosowana od dnia jej udostępnienia, chyba że co innego wynika z jej treści.

12.3. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki w celu śledzenia ewentualnych zmian.

13. Kontakt

13.1. Wszelkie pytania i wnioski dotyczące niniejszej Polityki prywatności oraz przetwarzania danych osobowych można kierować na dane kontaktowe wskazane w sekcji 2 powyżej.